Interview met een lid van de vakbond ACP

 

Welke onderwerpen bespreek je tijdens een vergadering?

• Vaststellen agenda;
• Mededelingen;
• Inhoudelijke onderwerpen.

 

Wat is het doel van de vergadering?

Meningsvorming, besluitvorming.

 

Wat betekent vergadercultuur?

Hoe ga je met elkaar om tijdens de vergadering en vergader alleen als het noodzakelijk is.

 

Wat zijn de leuke kanten van het vergaderen?

Andere meningen horen en besluiten nemen.

 

Wat zijn de minder leuke kanten van het vergaderen?

Dat iedereen zijn zegje mag doen en dat er vaak dingen worden herhaald.

 

Hoelang duurt een vergadering gemiddeld?

Gemiddeld duurt de vergadering 4 uur, inclusief lunch.

 

Hoe vaak vergaderen jullie?

1x per maand wordt er vergaderd.

 

Hebben jullie een vaste vergaderdag?

Ja er is een vaste vergaderdag, namelijk de woensdag.

 

Zijn er altijd dezelfde mensen op een vergadering aanwezig?

In principe wel. Er zijn vaste bestuursleden.

 

Wat voor rol heb je als secretaresse bij een vergadering?

Het bestuurslid is zelf geen secretaris. Tijdens de vergadering is er wel een secretaresse aanwezig die de vergadering notuleert.

 

Hoe schrijf je de notulen van een vergadering?

De secretaresse werkt de notulen uit op de laptop. Tijdens de vergadering wordt er een geluidsopname gemaakt zodat de secretaresse dit later terug kan luisteren en kan gebruiken voor haar notulen. Het moet een weergave zijn van de gesprekken en besluiten.

Tevens moet het de sfeer weergeven en in welke context het is gezegd.

 

Welke competenties moet je hebben als secretaresse?

• Accuratesse;
• Luisteren;
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Stressbestendigheid;
• Flexibel gedrag.

 

Tot wanneer kunnen de agendapunten ingediend worden?

In principe een week voor de vergadering. En als het urgent is bij aanvang van de vergadering.

 

Bij wie worden de agendapunten ingediend?

De agendapunten worden ingediend bij de Algemeen Secretaris.

 

Wie is er verantwoordelijk voor de uitnodigingen?

De Algemeen Secretaris is verantwoordelijk voor de uitnodiging.

 

Interview met de secretaresse van Roodbeen Motivation Office Support

 

Welke onderwerpen bespreek je tijdens een vergadering?

Dat is eigenlijk heel verschillend. Het gaat vaak om bestuurszaken.

 

Wat is het doel van de vergadering?

Besluiten maken over openstaande acties. Proberen verder te komen met de verenigingen. Groter en beter.

 

Wat zijn de leuke kanten van het vergaderen?

Dat je elkaar allemaal weer ziet.

 

Wat zijn de minder leuke kanten van het vergaderen?

Soms is het wat langdradig.

 

Hoelang duurt een vergadering gemiddeld?

Twee uur.

 

Hoe vaak vergaderen jullie?

10 x per jaar.

 

Hebben jullie een vaste vergaderdag?

Nee er is geen vaste vergaderdag.

 

Zijn er altijd dezelfde mensen op een vergadering aanwezig?

Ja.

 

Wat voor rol heb je als secretaresse bij een vergadering?

Notuleren, agenda opstellen, de stukken verzamelen , locatie regelen, agendastukken versturen, notulen uitwerken en dit versturen.

 

Hoe schrijf je de notulen van een vergadering?

Bijna letterlijk opschrijven wat er gezegd wordt.

 

 

 

Interview met onderwijsassistent van basisschool de Regenboog

 

Welke onderwerpen bespreek je tijdens een vergadering?
Inhoudelijke vergadering: methodes waar je mee werkt, rondvraag
Personeelsvergadering: activiteiten die georganiseerd worden, overleg, elkaar bemoedigen/complimenteren, sociale intervensie.

Wat is het doel van de vergadering?
Informatie uitwisselen die je nodig hebt in het werkveld

Wat betekent vergadercultuur?
Ik denk de locatie, de groep die je zelf creert.

Wat zijn de leuke kanten van het vergaderen?
Dat je collega's beter leert kennen, het sociale vlak.

Wat zijn de minder leuke kanten van het vergaderen?
Overbodige informatie, informatie die je zelf niet nodig hebt.

Is een vergadering verplicht?
Als het je werkdag is, is het verplicht. 3 keer per jaar is het voor iedereen verplicht.

Hoelang duurt een vergadering gemiddeld?
1,5 uur 15.30 - 17.00 uur

Hoe vaak vergaderen jullie?
1 keer per 3/4 weken

Hebben jullie een vaste vergaderdag?
Nee, heel varieert zodat iedereen op een vergadering aanwezig kan zijn omdat er elke dag weer andere collega's zijn

Zijn er altijd dezelfde mensen op een vergadering aanwezig?
Nee dat hangt van de dag af. Alleen op de 3 verplicht vergaderingen. De directie is wel altijd aanwezig.

Wat voor rol heb je als secretaresse bij een vergadering?
We hebben geen secretaresse maar wel een notulist. Om de beurt doet een leerkracht dit.

Hoe schrijf je de notulen van een vergadering?
De belangrijkste punten opschrijven, samenvatten.

Waar bestaat de directie uit?
Directeur, ib-er

Wie leid de vergadering?
Directeur of bij afwezigheid doet de ib-er dit

Tips: Het onderwerp weten zodat je weet waar het over gaat, meedenken en inleven zodat je het begrijpt, goed je oren spitsen, niet naar buiten kijken.